Wedding planner: chi è, a cosa serve e perché sceglierlo

Quella del Wedding Planner è una figura molto controversa: molti non conoscono le sue reali competenze e quindi non ne comprendono la professionalità pensando che chiunque potrebbe tranquillamente assolvere i suoi compiti. Io che faccio questo lavoro da quasi 10 anni, oggi, quindi, ho pensato di raccontarvi qualcosa di più per aiutarvi a comprendere meglio questa figura ma anche per mettervi in guarda da chi millanta di fare questo lavoro senza alcuna competenza rappresentando un pericolo per gli sposi ed una piaga per i veri professionisti.

Wedding Planner: chi è e come lo si diventa

Il wedding planning, come dice la parola stessa, è un organizzatore di eventi specializzato in particolare in eventi nuziali. A differenza di un Party Planner non si occupa semplicemente di organizzare una festa ma conosce perfettamente tempistiche, burocrazia e galateo del matrimonio e sa guidarvi ed affiancarvi in ogni singola fase organizzativa ed in ogni momento il giorno delle nozze.

Per fare questa professione non basta, per quanto costoso e blasonato, un corso che dura pochi giorni o addirittura poche ore, chi vanta con orgoglio attestati simili ben poco sa di questa professione, fidatevi, quelli al massimo possono solo dare una vaga idea di cosa questo lavoro comporti. Per diventare wedding planner servono studi, o una grande esperienza, nel settore degli eventi (diverse sono le lauree o i master, seri, in management degli eventi), conoscenze e particolare attitudine in ambito di pianificazione ed organizzazione e poi grande studio ed approfondimento di tematiche burocratiche, e, ovviamente del galateo nuziale. Non possono mancare poi, conoscenza delle lingue, pragmaticità, comunicatività e grande dinamismo.

Wedding Planner e Wedding Designer: quali sono le differenze

Fatta questa precisazione è semplice notare come la figura del Wedding Planner vada ben distinta da quella del Wedding Designer che invece ha prevalentemente competenze estetiche ed artistiche. Il Wedding Designer è colui che realizza secondo i desideri degli sposi decorazioni ed allestimenti ( di varie entità e tipologie) su misura, può essere un architetto, un flower designer, un interior designer o un decoratore e proprio per queste sue competenze non rientra tra i suoi compiti assistervi nelle fasi organizzative o assistere i vostri ospiti il giorno dell’evento.

Un Wedding Planner può avere anche le competenze di un Wedding  Designer, non l’inverso, ricordatelo bene. Molte location spesso regalano ai loro sposi l’assistenza di un Wedding Planner ma chiedetegli di occuparsi delle pratiche burocratiche delle vostre nozze o della gestione di tutti i fornitori, salterà dalla sedia! Quello che vi forniscono è in realtà un servizio di wedding designer dedicato al solo ricevimento. Non è meno importante ma è giusto chiamare le cose con il loro nome e non creare confusione.

Wedding Planner: quali sono i suoi compiti

Il wedding planner rappresenta per gli sposi un supporto tecnico logistico che li accompagna in tutte le fasi organizzative aiutandoli passo passo a:

• definire un budget e rispettarlo, ottimizzando costi e resa
• stabilire un’agenda di appuntamenti e fasi da rispettare
• selezionare i migliori fornitori secondo le necessità della coppia
• individuare un fil rouge che rappresenti la coppia e sia capace di rappresentarla al meglio
• fornire spunti creativi, idee alla coppia per rendere unico il matrimonio
• fornire gli strumenti per realizzare idee e desideri della coppia

La parte creativa, nel processo operativo di un wedding planner, non è dunque il fulcro centrale, che è invece rappresentata da quella più tecnica e prettamente organizzativa.

E’ importante sottolineare, poi,  come il wedding planner consiglia ma non decide: offre la sua consulenza agli sposi per fornire loro tutti gli strumenti per scegliere al meglio, secondo proprio gusto, ciò che andrà a caratterizzare le nozze. Chi non offre alternative o non propone scelte agli sposi ma si arroga, a suo insindacabile giudizio, il diritto di stabilire cosa è giusto o meno per la coppia pecca di professionalità e, soprattutto, non ha ben chiara la natura di questo lavoro ( o forse non vuole realmente fare l’interesse degli sposi).

Wedding Planner: 10 motivi per cui sceglierlo

Chiarite queste nozioni di base, ecco quali sono 10 motivi per cui scegliere di farsi affiancare da un Wedding Planner.

1. E’ un professionista e per questo ti offre serenità: Costruiresti mai un palazzo senza rivolgerti un ingegnere? Ti sottoporresti ad un intervento chirurgico senza andare da un medico? Così come il medico, l’avvocato, l’ingegnere, etc, il wedding planner è un professionista specializzato che ha competenze e conoscenze tali da fornirti tutto il supporto necessario per l’organizzazione del giorno più importante della tua vita.
2. Conosce alla perfezione la macchina organizzativa: sa passo passo quali sono tutte le tappe da affrontare nell’organizzazione di un matrimonio ( ben diverse da quelle di qualunque altro tipo di evento) e sa indicarti la strada da percorrere per non arrivare alla meta con qualche sgradevole problema.
3. Ti lascia il bello della scelta tenendo per sé le seccature: incastrare appuntamenti, selezionare e scremare fornitori a vole può essere un’operazione lunga e frustrante, meglio lasciare ad un professionista fare il “lavoro sporco” per noi.
4. Ottimizza i tempi: districarsi tra organizzazione del matrimonio, allestimento della casa coniugale e vita quotidiana non è semplice e spesso proprio per questo i tempi dedicati ai preparativi delle nozze si dilatano considerevolmente. Avere una persona che mentre siamo impegnate a fare altro  gestisce la parte tecnica ci permette di poterci dedicare con più gioia e serenità alle scelte senza perdere tempo inutilmente.
5. Aiuta a risparmiare: Essendo un professionista (o un team di professionisti) ha un suo onorario che deve essere trasparente e che gli sposi sanno di pagare in cambio della sua assistenza (come farebbero per un medico o un avvocato, ad esempio). Questo costo, però non va considerato come una spesa aggiuntiva al budget nuziale: un bravo wedding planner, grazie alle sue conoscenze ed abilità, deve essere in grado di gestire le spese al meglio affinché gli sposi rispettino senza sforare la cifra stanziata per le nozze ed anzi, ove possible, permetta loro di risparmiare beneficiando di convenzioni o trattamenti di favore a lui riservati da fornitori di fiducia.
6. Aiuta a gestire le tensioni: l’organizzazione delle nozze è uno dei momenti più importanti e problematici della vita di coppia. I tanti impegni, le aspettative, le speranze ( e spesso i consigli inopportuni e non richiesti) creano tensioni all’interno della coppia e con le famiglie d’origine. Un bravo wedding planner conosce alla perfezione queste dinamiche e sa come aiutare a gestirle al meglio da un lato rimuovendo le principali fonti di stress, dall’altro avendo sempre la parola giusta al momento giusto.
7. Elimina lo stress: aiutandovi a gestire al meglio le tensioni esterne ( che vi assicuro toccano anche le coppie più solide e le famiglie più amorevoli) e togliendovi dalle spalle la pesantezza dei tecnicismi organizzativi, il WP è un anti stress naturale, capace di rendere il periodo dell’organizzazione delle nozze il più bello e piacevole di tutta la vita.
8. Capisce ed ascolta: un po’ amico e un po’ “psicologo” il wedding planner deve capire ed ascoltare la coppia comprendendone dubbi, necessità, richieste per dare vita ad un matrimonio che la rispecchi pienamente ma anche per rappresentare un punto saldo capace di rassicurare e sostenere gli sposi in un momento così delicato ed importante per loro.
9. Coordina, viglia, risolve: il suo ruolo non è importante solo in fase organizzativa ma anche, e anzi soprattutto, il grande giorno. Un vero WP è il primo ad arrivare in tutte le location coinvolte e l’ultimo ad andare via a fine giornata, dopo gli sposi e tutti i loro ospiti. Supervisiona ogni momento e controlla ogni dettaglio affinché tutto sia perfetto. E se capita qualche imprevisto? Lo risolve senza che nessuno se ne accorga!
10. Permette a tutti di godersi il momento: delegando mamme, amiche, zie e parenti vari ad assolvere i compiti di un wedding planner questi saranno privati della possibilità di godersi un momento unico come questo. La figura del WP il giorno delle nozze, dunque, gestendo tutto in autonomia senza coinvolgere nessuno terrà al riparo da ansie e problemi sarà di supporto agli ospiti e agli sposi e permetterà a tutti di vivere al meglio ogni attimo di questa indimenticabile giornata.